Nietrudno jest zauważyć, że dokonała się mała rewolucja w przedsiębiorstwach w cywilizowanym biznesowo świecie. Słowa optymalizacja i oszczędności dotknęły niemal każdej dziedziny. Ale to już nie jest tylko presja na wykonywanie dwustronnych wydruków czy gaszenie światła w łazience. To styl życia, w centrum którego znalazła się optymalizacja efektywności działań własnych i całych zespołów. Nieustanna weryfikacja procesów biznesowych, w poszukiwaniu najbardziej optymalnych modeli. Swego rodzaju gra, której niekończącym się celem jest zaproponowanie klientowi tańszego i bardziej niż u konkurencji dostosowanego do jego potrzeb produktu.
Biuro i biurko to dziś pojęcia coraz bardziej wirtualne. Nowoczesny pracownik chce móc sprawdzać swoją służbową pocztę stojąc w korku czy siedząc w metrze. Oczekując na spotkanie z klientem, czy mając przerwę w trakcie długiego spotkania w biurze. W biurze, do którego przyjeżdża od czasu do czasu, bo nie ma tam nawet swojego biurka – dla takich osób wyznaczona jest część wspólna, z bezprzewodowym dostępem do Internetu i gniazdkiem elektrycznym. Firmy zauważyły bowiem, że pracownikom płacą nie za siedzenie przy biurku, ale za generowanie wartości, do czego fizyczna obecność z reguły nie jest potrzebna.
W przeprowadzonym przez Alison Maitland i Petera Thomsona badaniu zatytułowanym Future Work: How Businesses Can Adapt and Thrive in the New World of Work (Praca przyszłości: Jak firmy powinny przystosować się do nowego świata pracy i prosperować w nim), 90 proc. menedżerów przyznało, że ich pracownicy są bardziej efektywni, gdy mogą sami wybierać miejsce swojej pracy, narzędzia, przy pomocy których ją wykonują, oraz czas. Wszystko bowiem kręci się wokół bezpiecznego dostępu do aplikacji i danych, a do tego nie trzeba fizycznie być obecnym w biurze. Także współpraca z innymi jest dziś znacznie łatwiejsza – dzięki tele- i wideokonferencjom oraz systemom współdzielenia ekranu komputera może być ona wręcz bardziej efektywna, niż nudne spotkania w sali konferencyjnej.
Służbowa komunikacja tylko przez profesjonalne narzędzia
Tymczasem, chociaż od kilku lat niektóre firmy promują biznesowe wykorzystanie komunikacji tekstowej (instant messaging), to jednak e-mail pozostaje głównym narzędziem elektronicznej wymiany informacji (czatowanie zaś odbywa się przede wszystkim na Facebooku, co nie jest najlepszą praktyką w kontekście przesyłania wrażliwych biznesowych informacji). Firma konsultingowa Bain & Company przeprowadziła badanie, z którego wynika, że menedżerowie w firmach w ciągu roku odbierają średnio 30 tys. wiadomości e-mail, co przekłada się aż na jeden dzień pracy w tygodniu poświęcony wyłącznie porządkowaniu poczty i odpowiadaniu na nią.
Dlatego optymalizacja procesu komunikacji jest niemałym wyzwaniem, ale możliwym do zrealizowania: – Nasi pracownicy bardzo często w jednym momencie np. przygotowują drinka, wysyłają potwierdzenie rezerwacji, korespondują z klientami – mówi Łukasz Piekarski, dyrektor hotelu PURO we Wrocławiu. – Obecnie pracujemy mobilnie, korzystamy z różnych biur, a także lobby w hotelu. Często się przemieszczamy, używamy wielu urządzeń i rozwiązań mobilnych.
Kierownictwo hotelu zdecydowało się na zintegrowanie wszystkich lokalnie hostowanych aplikacji do wersji on-line w postaci oprogramowania Office 365. Dzięki temu stworzono kompleksowy system składający się przede wszystkim z komunikacji mailowej, łączności członków zespołu (np. za pomocą komunikatora lub wideorozmowy w technologii VoIP) oraz wspierania procesów biznesowych na platformie SharePoint. W efekcie uzyskano sprawny obieg dokumentów wewnątrz firmy, możliwość szybkiego dzielenia się danymi oraz dostęp do informacji za pomocą urządzeń mobilnych, przy znacznej minimalizacji kosztów IT.
Z takich nowoczesnych rozwiązań komunikacyjnych aktywnie korzystają też pracownicy firmy Carlsberg: – Wykorzystujemy usługę Yammer do rozmów o nowych rodzajach opakowań, tworzeniu bardziej zachęcających wystaw sklepowych, jak też o nowych technologiach produkcji puszek z piwem – mówi Anders Munck, Enterprise Architect w Carlsberg Group. – Taki innowacyjny system dzielenia się nowymi pomysłami i opiniami naprawdę wciąga i widzimy, że jest bardzo efektywny, bo angażuje pracowników z całej firmy.
Wtóruje mu Werner K. Budek, wiceprezes ds. strategii w Carlsberg Supply Company: – W dwie godziny, korzystając z rozwiązania Lync Online, przedstawiliśmy założenia naszej strategii na najbliższe trzy lata globalnemu audytorium. Bez tego rozwiązania musielibyśmy podróżować po świecie przez trzy tygodnie...
Mobilny pracownik to lepszy pracownik
Szerokopasmowa oraz komórkowa łączność bezprzewodowa na zawsze zmieniła sposób, w jaki pracownicy traktują proces wykonywania swoich służbowych zadań. Dla wielu menedżerów zaskoczeniem były wyniki badań przeprowadzonych przez amerykańską agencję Dice Holdings, które mówiły, że aż 35 proc. pracowników korzystających na co dzień z nowoczesnych technologii jest w stanie zgodzić się na obniżenie swojego wynagrodzenia nawet o 10 proc. w zamian za znaczne uelastycznienie warunków zatrudnienia, z głównym naciskiem na możliwość telepracy. Dzięki szybkiej transmisji danych poprzez urządzenia mobilne ten trend pojawia się też w Polsce.
Ale ta nowa sytuacja rodzi też wyzwania. Przez lata dużym problemem dla firm było skuteczne zarządzanie infrastrukturą informatyczną – zarówno po stronie centrów danych, jak też komputerów na biurkach pracowników. Przeniesienie tego ciężaru na rozwiązania mobilne ujawniło jeszcze jeden problem – kwestię zagwarantowania poufności danych na urządzeniach, których codziennie na świecie ginie dziesiątki tysięcy. To potencjalna luka bezpieczeństwa, na którą administratorzy powinni zwrócić szczególną uwagę i odpowiednio je zabezpieczyć.
Wyznacznikiem tej transformacji jest też coraz bardziej zacierająca się linia pomiędzy technologiami konsumenckimi i biznesowymi. Priorytetem stała się wygoda użytkowników – to dzięki temu, że mają oni do wyboru kilka mobilnych systemów operacyjnych, dziesiątki tysięcy aplikacji oraz wiele usług w chmurze, nowocześni pracownicy mogą być produktywni jak nigdy dotąd. Ale prostota obsługi dla użytkowników powoduje równoczesny ból głowy działów IT. Użytkownicy chcą korzystać z własnego sprzętu (trend Bring Your Own Device, BYOD), a zadania biznesowe chcą wykonywać za pośrednictwem dedykowanych do tego celu specjalnych aplikacji bądź przez interfejs sieci web, ale dostosowany do mniejszej rozdzielczości w mobilnych urządzeniach. To już nie jest tylko trend, ale rzeczywistość, z którą obecnie musi się zmierzyć każda większa firma.
Bezpieczeństwo to podstawa
Co dziś jest największym wyzwaniem? Oczywiście zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Niefrasobliwość pracowników, którzy uzyskują zdalny dostęp do korporacyjnych danych, może prowadzić do zdecydowanie niepożądanych sytuacji. Dlatego trzeba stale weryfikować jakimi kanałami ludzie komunikują się ze sobą, jakiego typu informacjami się dzielą, czy mogą liczyć na wsparcie swoich działów IT itd. Ważne jest też do jakich komputerów podłączają swoje telefony i tablety zawierające firmowe informacje oraz czy całe to środowisko zostało odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem danych.
To samo dotyczy usług wynajmowanych z chmury publicznej. Tu też kluczowym kryterium ich doboru powinno być bezpieczeństwo. Wygoda pracowników – przekładająca się na łatwy dostęp uprawnionych osób do centralnie przechowywanych danych – to ważna rzecz, ale zdecydowanie ważniejsze jest, żeby te dane nie trafiły w niepowołane ręce, bądź po prostu nie zniknęły.
Dlaczego w ogóle powstało coś takiego jak biuro? Po to, aby pracownicy mieli bezpieczny dostęp do zasobów, których potrzebują do wykonania pracy. Dzisiaj te zasoby - zarówno pod postacią fizycznych narzędzi, jak też danych do przetworzenia - bez problemu z biura można wynieść. Dlatego „środowisko pracy” może nadążać za pracownikiem, przyczyniając się do rewolucji. Najlepszym tego przykładem są biura co-workingowe, w których można wynająć biurko lub salę konferencyjną, rozliczając się za nie w modelu godzinowym. Takie wirtualne biura już wkrótce nie będą budziły zdziwienia, a na stałe wpiszą się w biznesowy krajobraz. Wystarczy odpowiednio swoją firmę do tego przygotować.
Bilokacja, czyli wirtualna obecność w biurze
Przedsiębiorstwa, które nie chcą całkowicie rezygnować ze swoich klasycznych biur, mogą skorzystać z rozwiązania hybrydowego. Kalifornijska firma Double Robotics proponuje im urządzenia, które są połączeniem wideokonferencji i... robota wyposażonego w tablet wyświetlający twarz danego pracownika. Stworzonym w ten sposób wirtualnym awatarem można swobodnie „poruszać się” po biurze - jeździć od biurka do biurka czy brać udział w spotkaniach w sali konferencyjnej.
I chociaż na początku pomysł ten był wyśmiewany, na kupienie takich robotów zdecydowało się już kilkanaście dużych firm i placówek edukacyjnych. Ich użytkownicy przyznają, że po początkowym okresie oporów komunikacja w ten sposób z innymi pracownikami stała się naturalna, a po pewnym czasie nie byli w stanie przypomnieć sobie, czy dana rozmowa miała miejsce w trakcie kontaktu fizycznego czy wirtualnego.
Intranet też może być społecznościowy
O tym jak duże wyzwanie może stanowić dostosowanie narzędzi komunikacyjnych do dzisiejszych realiów przekonali się menedżerowie firmy ABB. Jak podkreśla Mark Seall, wiceprezes grupy ABB i dyrektor działu komunikacji cyfrowej, korporacyjny intranet, służący do komunikacji wewnętrznej, przypominał Internet z lat 90.: - Informacje były zorganizowane hierarchicznie, zaś publikować nowe dane mogły tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia, zaznajomione z koniecznymi do tego celu narzędziami i znającymi języki programowania. Tymczasem my potrzebowaliśmy czegoś, co będzie miało cechy Internetu naszych czasów - łatwą dostępność, możliwość szybkiego przeszukiwania i samodzielnego publikowania treści oraz dzielenia się nimi. W osiągnięciu tego celu pomogła nam usługa Yammer.
„Właściwie zacznij swój dzień” - to jest motto nowego, bazującego na modelu serwisu społecznościowego intranetu Inside+ stworzonego przez firmę ABB. Dzięki uniwersalnemu narzędziu, jakim jest Yammer, użytkownicy mogą zalogować się do intranetu zarówno z laptopa, jak też telefonu czy z tabletu - w domu, biurze lub w podróży. Mają dostęp do najnowszych korporacyjnych wiadomości, poczty elektronicznej i projektów prowadzonych przez kolegów. Yammer umożliwił też integrację z narzędziami Office 365 i Microsoft SharePoint, dzięki czemu jego użytkownicy zyskali uniwersalne narzędzie, z którym codzienna praca jest zdecydowanie łatwiejsza.